Sicherlich kennt jeder von Euch das. Langweilige und langwierige Meetings die am Ende zu nichts führen. Und dann kommt die Frage auf, wieso man mit dabei war bzw. wie hätte das Meeting besser laufen können. Hier einmal ein paar Learnings zum Thema Zeitfresser Meeting. Die meisten Meetings sind nicht wirklich effektiv und kosten ein Unternehmen eine Menge Geld und Zeit. Aber was kann man ändern?
9 Tipps wie Zeitfresser Meetings vermieden werden können
- Macht Euch Gedanken als Organisator wer wirklich mit dabei sein muss. Alle anderen können auch im Nachgang unterrichtet werden. In den meisten Meetings sitzen viel zu viele Leute, die weder etwas beitragen können oder für die das Meeting interessant/ wichtig ist.
- Haltet Meetings wirklich nur ab wenn es etwas zu klären/berichten gibt. Ansonsten lasst ein Meeting einfach mal ausfallen und benachrichtigt die anderen Teilnehmer. Dies gilt speziell für wiederkehrende Meetings.
- Bereitet Euch gut auf das Meeting vor. Und bittet auch die anderen Teilnehmer im Vorfeld sich Gedanken zu bestimmten Themen zu machen.
- Erklärt in der Meeting Einladung kurz und verständlich was das Thema des Meetings ist.
- Setzt Meetings kürzer als länger an. Viele Meetings werden z.B. eine Stunde angesetzt und dann wird auch noch krampfhaft versucht diese eine Stunde voll zu machen. Setzt nur 30 Minuten an und beendet dann auch vorzeitig das Meeting wenn es keine neuen Impulse gibt. Lasst einen Timer laufen und kontrolliert Euch selbst.
- Fangt zu der vereinbarten Zeit mit dem Meeting an. Es gibt andauernd Personen die später zu den Meetings kommen und so entstehen Verzögerungen sowie Probleme bei nachfolgenden Terminen/Meetings.
- Moderiert die Meetings und sorgt für den Fokus, d.h. unterbrecht Leute auch einmal oder stellt zielgerichtete Fragen. Viele Personen hören sich einfach gerne reden.
- Statt einem Meeting ist es auch meist effektiver sich mit den einzelnen Teilnehmern ungezwungen hinzusetzen und Lösungen zu erarbeiten.
- Kommen wir zum wichtigsten Punkt: Haltet immer fest was vereinbart wurde, wer der Verantwortliche ist und zu wann die Aufgaben erledigt sein sollen.
Ich hoffe ich konnte Euch gut umsetzbare Punkte nennen und der Zeitfresser Meeting gehört damit der Vergangenheit an.
Bild Quelle: Creative Commons Flickr – User Rev. Xanatos Satanicos Bombasticos (ClintJCL)