Besprechungen sind ein wichtiges Mittel, um Informationen auszutauschen und gemeinsam Entscheidungen zu treffen. Sie werden aber schnell ineffizient und zur Zeitverschwendung. Fast jeder kennt langweilige und langwierige Meetings, die am Ende zu nichts führen. Danach stellt sich die Frage, warum man überhaupt dabei war und wie das Meeting besser hätte laufen können.
Viele Meetings sind nicht wirklich effektiv und kosten ein Unternehmen eine Menge Zeit und Geld. Dieser Artikel zeigt, wie du Meetings so vorbereitest, durchführst und nachbereitest, dass sie ihren Zweck erfüllen.
Warum Meetings zum Zeitfresser werden
Die Ursachen ähneln sich in vielen Unternehmen:
- Es sitzen zu viele Leute im Raum, die weder etwas beitragen können noch vom Thema betroffen sind.
- Meetings finden statt, obwohl es nichts zu klären oder zu berichten gibt. Das gilt vor allem für wiederkehrende Termine.
- Termine werden pauschal auf eine Stunde angesetzt, und dann wird versucht, diese Stunde auch zu füllen.
- Teilnehmer kommen zu spät, und es entstehen Verzögerungen für alle folgenden Termine.
- Niemand moderiert, die Diskussion schweift ab, und einzelne Personen reden einfach gern.
- Am Ende ist unklar, was vereinbart wurde und wer sich darum kümmert.
Vorbereitung
Ein effektives Meeting beginnt vor dem eigentlichen Termin.
Ist das Meeting nötig?
Halte ein Meeting nur ab, wenn es wirklich etwas zu klären oder zu berichten gibt. Prüfe, ob elektronische Kommunikation ausreicht. Ein wiederkehrendes Meeting kannst du auch einmal ausfallen lassen, wenn du die Teilnehmer rechtzeitig informierst. Oft ist es zudem effektiver, sich mit einzelnen Beteiligten ungezwungen zusammenzusetzen und gemeinsam Lösungen zu erarbeiten.
Wer muss dabei sein?
Überlege dir als Organisator genau, wer wirklich teilnehmen muss. Wähle Personen aus, die zum Thema beitragen können, und begrenze die Zahl der Teilnehmer, damit eine echte Diskussion möglich bleibt. Alle anderen kannst du im Nachgang informieren.
Thema, Dauer und Agenda
Lege vorab fest, welche Themen besprochen werden, wie lange das Meeting dauert und wo es stattfindet. Erkläre in der Einladung kurz und verständlich, worum es geht. Schicke allen Teilnehmern rechtzeitig eine Tagesordnung und bitte sie, sich vorab Gedanken zu bestimmten Punkten zu machen.
Setze Meetings eher kürzer als länger an. Statt einer Stunde reichen oft 30 Minuten.
Durchführung
Pünktlich starten und Ziele klären
Beginne pünktlich, auch wenn sich einige Teilnehmer verspäten. Starte mit einer kurzen Zusammenfassung der Tagesordnung und erläutere die Ziele, die erreicht werden sollen.
Moderieren und fokussieren
Während des Meetings ist eine klare Struktur wichtig. Moderiere aktiv und sorge für den Fokus. Dazu gehört auch, Personen einmal zu unterbrechen oder zielgerichtete Fragen zu stellen. Gezielte Fragen fördern außerdem die Aufmerksamkeit. Gib stillen Teilnehmern bewusst die Möglichkeit, sich einzubringen, damit alle zu Wort kommen.
Fördere Diskussionen, denn erst der Wettbewerb von Ideen ermöglicht gute Abwägungen. Vermeide Abschweifungen. Wenn nötig, verschiebe einzelne Themen auf eine spätere Sitzung.
Regeln und Zeitplan
Lege Regeln für das Meeting fest, um die Produktivität zu erhöhen. Halte dich an den Zeitplan und lass zur Selbstkontrolle einen Timer laufen. Beende das Meeting vorzeitig, wenn es keine neuen Impulse mehr gibt. Wenn alle das Gefühl haben, dass das Meeting nichts bringt, ist es besser, abzubrechen, als krampfhaft weiterzumachen.
Vermeide PowerPoint-Präsentationen, es sei denn, sie fördern die Interaktion.
Video: Meetings effektiver gestalten
Rette deine Zeit: 13 Tipps für effektive und schnelle Meetings
Video auf YouTube ansehen (10:11 Min.)Protokoll
Der wichtigste Punkt: Halte immer fest, was vereinbart wurde, wer verantwortlich ist und bis wann die Aufgaben erledigt sein sollen. Ein Protokoll mit allen Ergebnissen und Beschlüssen macht Entscheidungen später nachvollziehbar. Verschicke es nach dem Meeting an alle Teilnehmer, damit jeder weiß, was besprochen wurde und welche Aufgaben er übernimmt.
Nachbereitung
Nach dem Meeting zählt die Umsetzung. Die Teilnehmer erledigen die vereinbarten Aufgaben zeitnah und informieren sich gegenseitig über den Fortschritt. Hol dir außerdem Feedback zum Meeting. So erkennst du, was du beim nächsten Mal besser machen kannst.
Checkliste für effektive Meetings
| Phase | Was du tun solltest |
|---|---|
| Vorbereitung | Notwendigkeit prüfen, Teilnehmer gezielt auswählen und begrenzen, Thema in der Einladung erklären, Agenda vorab senden, kurze Dauer ansetzen |
| Durchführung | Pünktlich starten, Ziele nennen, moderieren, stille Teilnehmer einbeziehen, Diskussion fördern, Zeitplan einhalten, bei fehlenden Impulsen beenden |
| Protokoll | Vereinbarungen, Verantwortliche und Termine festhalten und an alle verschicken |
| Nachbereitung | Aufgaben umsetzen, Fortschritt teilen, Feedback einholen |
Fazit
Meetings werden zum Zeitfresser, wenn sie ohne klaren Anlass, mit zu vielen Teilnehmern und ohne Moderation stattfinden. Mit guter Vorbereitung, einer festen Struktur, konsequenter Zeitdisziplin und einem verbindlichen Protokoll werden sie zu einem wirksamen Werkzeug für Austausch und Entscheidungen. Der größte Hebel liegt oft vor dem Termin: in der Frage, ob das Meeting überhaupt nötig ist und wer wirklich dabei sein muss.
Weitere Informationen zum Thema findest du bei Karrierebibel.
Bildquelle: Creative Commons, Flickr, User Rev. Xanatos Satanicos Bombasticos (ClintJCL)
