Der Kampf gegen die Mailflut bzw. gegen Windmühlen

Wer kennt es nicht von uns im Arbeitsalltag. Unmengen von Mails welche jeden Tag rein kommen. Das Lesen der Mails nimmt eine Menge Zeit in Anspruch. Zeit, die man besser nutzen kann. Daher sollte man die Mailflut eindämmen. Aber wie??? Sascha Lobo hat sich einmal in seiner Kolumne “Die Mensch-Maschine” bei Spiegel Online (S.P.O.N.) Gedanken zu der Thematik gemacht. Hier sein Leitfaden für Kommunikationsüberladene:

1. Allgemeiner Stil

Möglichst keine Antworten provozieren.  So langweilig und unspektakulär wie möglich schreiben.

2. Verständlichkeit

Je einfacher und verständlicher eine E-Mail, um so weniger Nachfragen und damit sinnlose Rückmails.

3. Kürze

Je länger die E-Mail, desto später eine Antwort.

4. Dosierte Höflichkeit

Am besten wirkt sehr knapp dosierte Höflichkeit in der E-Mail, und zwar in Form abgegriffener Floskeln, die niemand so meint und keiner mehr Ernst nimmt.

Alle zwei bis drei Sätze einen Absatz in den Artikel einfügen. Mails mit Absätzen werden seltener überflogen und eher zu Ende gelesen – dadurch werden sie verständlicher.

6. Betreff

Ein unknackiger, gewundener, langatmiger Betreff wirkt Wunder. Und mit jedem zusätzlichen Re: oder AW: verringert sich die Chance, dass überhaupt noch jemanden interessiert, was in der E-Mail steht oder was man antworten könnte.

7. Priorität

Die Einstellung “Mail-Priorität” hat keinerlei Auswirkungen, und zwar auf gar nichts. WORD

8. Zitation

Eine E-Mail wirkt umso hermetischer, je besser sie für sich allein stehen kann. Deshalb lohnt es sich bei jeder Antwort, die Kernpunkte des Gegenübers zu wiederholen und direkt darauf zu reagieren. Allerdings nur die Kernpunkte – zitiert man zuviel, wirkt es, als sei man ernsthaft am Dialog interessiert.

9. Empfänger-Hygiene

Jede E-Mail ist an so wenige Adressaten zu schicken wie möglich. “Reply All” nur im Notfall verwenden, denn mit jedem zusätzlichen Mail-Empfänger steigt die Wahrscheinlichkeit einer Antwortmail. Mails in cc reduzieren die gefühlte Antwortverpflichtung dramatisch.

10. Ansprache

Jede direkte Ansprache erhöht die Antwortchance, weil sie beim Empfänger das Gefühl der Involvierung verursacht.

11. Formalitätswirkung

Je formeller eine E-Mail, desto seltener wird sie beantwortet.

12. Mobilitätswirkung

Die Anmutung einer mobil verfassten E-Mail erreicht man durch wirre Fehler, konsequente Kleinschreibung und die angehängte Grußformel “freundliche grüsse vno unterwegs”. Nur sehr unangenehme Menschen werden einen langatmigen Mail-Dialog beginnen.

13. Fragezeichenverbot

Jedes Fragezeichen verstärkt das Gefühl beim Empfänger, eine Antwort werde erwartet, deshalb gilt ein konsequentes Fragezeichenverbot.  Auch einzelne Ausrufezeichen sollten vermieden werden, sie haben stets auffordernde Wirkung.

14. Smalltalkverbot

Smalltalk entspricht  praktisch einer Rückmail-Garantie. Deshalb verbieten sich Nebenbemerkungen zu Familie, Freunden, usw.

15. Strengstes Scherzverbot

Der Mail-Scherz aber lädt zum Kommentar ein, und zwar egal, ob er für gut oder schlecht befunden wird.

16. Smileyverbot

Smileys  führen zu Exzessen der kommunikativen Geselligkeit.

17. Schlussformeltaktik

Die Schlussformel in Mails ist entscheidend – hier wird der im Fließtext aufgebaute Eindruck bestätigt oder aufgehoben. Die Schlussformel sollte so uninspirierend wie möglich daherkommen: “mit freundlichen Grüßen”.

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