Hard Bounces und Soft Bounces

Für die Zustellbarkeit spielen Hard Bounces und Soft Bounces eine große Rolle. Bounces sowohl Hard-Bounces und Soft-Bounces kommen bei jedem Mailversand vor. Wichtig ist nur diese zu identifizieren und  wie wir damit verfahren.

Wird eine E-Mail nicht an einen E-Mail Server zugestellt, dann bezeichnet man dies als Bounce. Dabei gibt der Server eine Rückantwort mit dem Grund. Diese Fehlermeldung wird auch als „Bounce Message” oder „Non Delivery Notification” bezeichnet. Allerdings arbeiten die verschiedenen Internet Service Provider (ISP) mit ihren eigenen Bewertungssystemen und Definitionen.

Bei den Hard Bounces liegt ein dauerhaftes Problem für die Zustellung vor. Die Soft-Bounces sind temporäre Problem. Mit der Zeit können sich aber zu Hard Bounces entwickeln. Beide werden zur Bounce Rate hinzugezählt. Dies ist eine weitere Kennzahl in deinem E-Mail Marketing.

Bei vielen E-Mail Tools ist eine Verwaltung der Bounces möglich bzw. die Hard Bounces werden automatisch aus der Empfängerliste gelöscht. Zusätzlich werden Berichte erstellt und die E-Mail Adressen werden angegeben für die Bounces. Ebenfalls gibt es meistens Reportings Tools für die Zustellung. Dort wird dann auch die Bounce Rate angegeben und wie sich die Hard-Bounces und Soft-Bounces aufteilen.

HARD BOUNCES

Bei den Hard Bounces gibt es ein dauerhaftes Problem warum eine Mail nicht zugestellt werden kann. Diese Adressen sollten automatisch aus deinem Verteiler entfernt werden. Am besten sollen diese in einer Extra Datenbank aufgeführt werden. Diese solltest du dir von Zeit zu Zeit anschauen was Fehler sein könnten. Der Klassiker ist eine fehlerhafte E-Mail Adresse. Vielleicht hat der Empfänger das @ Zeichen in der Adresse vergessen. Daher ist es wichtig dass du die Angabe der Mailadresse bei der Newsletter Anmeldung verifizierst.

Sehen wir uns einmal Gründe für Hard Bounces an

  • E-Mail-Adresse ist ungültig (z.B. aufgrund eines Tippfehlers),
  • E-Mail-Adresse existiert nicht,
  • Der E-Mail-Server des Empfängers hat die Zustellung vollständig blockiert.

 

SOFT BOUNCES

Die Soft-Bounces hingegen sind ein temporäres Zustellproblem. Die Soft-Bounces werden auch in Kampagnen Reportings ausgegeben. Diese werden aber nicht direkt aus dem Verteiler gelöscht. Die Soft-Bounces sollten besser in einem anderen Verteiler aufgenommen werden. Sollten diese Mailadressen dann bei weiteren Versendungen wieder Soft-Bounces verursachen, werden die Adressen wie Hard -Bounces behandelt. Soft Bounces machen in der Regel den geringeren Anteil der Bounces aus.

In der Praxis habe ich die Soft Bounces nach 4 Versendungen als Hard-Bounce behandelt. Allerdings habe ich auch sehr gute Erfahrung damit gemacht die Adressen dann einfach für eine längere Zeit (6 Monate) aus dem Verteiler zu nehmen und diese einmalig dann noch einmal beschicken. Häufig ist nämlich einfach das Postfach des Empfängers voll. Und in der Zeit wurde entweder das Postfach aufgeräumt oder der Mailanbieter hat den Speicher für seine Nutzer erweitert.

 

Sehen wir uns einmal Gründe für Soft Bounces an

  • Mailbox des Empfängers ist voll
  • E-Mail ist zu groß für das Postfach
  • Server ist zeitweilig nicht erreichbar
  • E-Mail ist im Spam-Filter hängengeblieben

Die Gründe für die Bounces und die Zustellbarkeit solltest du nach jeder Versendung dir ansehen. Zusätzlich kannst du Alerts (Benachrichtigungen) einstellen sobald bestimmte kritische Kennzahlen erreicht werden.

Zusätzlich solltest du auch einmal den Begriff „Block Bounce“ gehört haben. Dieser liegt vor, wenn deine Newsletter vom Empfangsserver als Spam eingestuft werden oder deine IP-Adresse  auf die Blacklist des Empfängers gesetzt wurdest. Dadurch werden alle zukünftigen Newsletter vom Mail-Server abgelehnt. Sollten diese bei dir vorliegen, kontaktiere deinen E-Mail Tool Anbieter bzw. direkt den Mail-Provider. Häufig handelt es sich um ein Missverständnis und die Blockierung kann schnell wieder aufgehoben werden. Block Bounces müssen unbedingt verhindert werden.

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