Bereinigung des Verteilers

Bereinigung des Verteilers : Du hast ja bereits gelernt, dass der Verteiler über den Erfolg im E-Mail Marketing entscheidet. Diesen gilt es zu pflegen und konstant auszubauen. Ein leider großer Faktor im Verteiler sind die inaktiven Empfänger. Hier beziehe ich mich nur auf den Punkt Inaktivität auf die Newsletteraktivitäten wie den Zeitpunkt der letzten Öffnung der Mail. Auf andere Fälle wie Nichtzustellbarkeit und deren Gründe gehe ich zu einem späteren Zeitpunkt ein.

Aber was ist das Problem mit inaktiven Empfängern. Diese verfälschen das Bild für Kampagnenauswertungen im Bereich der Öffnungs- und Klickrate. Außerdem berechnen viele Anbieter ihre Preise nach der Höhe der Kundenkontakte in der Datenbank. Das wären unnötig hohe Lizenzkosten für Kontakte ohne Mehrwert. Zusätzlich kann dies deinen sogenannten Sender Score beeinflussen. Dieser steht für die Zustellbarkeit deiner Nachrichten bei unterschiedlichen E-Mail Providern. Zu einem späteren Zeitpunkt erfährst du mehr darüber.

Ein weiterer Punkt können auf der eigenen Seite auch Kosten für den Speicher deines Dienst sein. Daher kann man hier Kunden, welche sich lange nicht mehr angemeldet haben, löschen.

Was ich dir empfehle. Dem Nutzer vorab eine Opt-Out-Request Mail senden. Hier den Nutzer drauf hinweisen, dass nach einer bestimmten Zeit ohne seine Aktivität der Account gelöscht oder der Newsletter nicht mehr gesendet wird. Im Bereich der Newsletter habe ich auch gute Erfahrungen gemacht inaktive Nutzer für eine längere Zeit (3 Monate oder mehr)aus dem Verteiler zu nehmen und diese dann wieder zu beschicken.

Besonders gute Kontakte, bezogen auf den Umsatz, habe ich sogar postalisch angeschrieben sofern diese per E-Mail nicht mehr erreichbar waren. Aber dies sollte man aufgrund der hohen Versandkosten nur für eine ganz besondere Kundengruppen machen.

Fast alle E-Mail Anbieter bieten auch eine Backup Möglichkeit des Verteilers an. Diese kannst du dann als CSV oder Excel Datei herunterlade.

Erfahre auch wie du deinen Verteiler aufbaust.

Aktualisierung Oktober 2026

Die letzte Öffnung ist seit 2021 kein verlässliches Merkmal für Aktivität mehr. Apples Mail Privacy Protection lädt Bilder und Zählpixel vieler E-Mails vorab, sodass auch inaktive Empfänger als Öffner erscheinen können. Bestimme Inaktivität deshalb zusätzlich über Klicks, Käufe oder Logins. Quelle: Validity

Ergänzung Oktober 2026

So setzt du eine Bereinigung Schritt für Schritt um:

1. Definition festlegen: Bestimme, ab wann ein Kontakt als inaktiv gilt. Orientiere dich an deinem Versandrhythmus. Wer wöchentlich verschickt, kann einen kürzeren Zeitraum wählen als jemand mit monatlichem Newsletter.
2. Segment bilden: Fasse alle Kontakte zusammen, die in diesem Zeitraum weder geklickt noch gekauft haben.
3. Reaktivierung versuchen: Schicke diesem Segment eine kurze Serie mit der klaren Frage, ob der Newsletter weiter gewünscht ist. Ein Button zum Bestätigen reicht.
4. Entscheidung umsetzen: Wer nicht reagiert, wird abgemeldet oder in ein Ruhesegment verschoben, das keine regulären Mails mehr erhält.
5. Dokumentieren: Halte fest, wann und nach welchen Regeln bereinigt wurde. Das hilft bei späteren Auswertungen und bei Fragen zum Datenschutz.

Typische Fehler:

• Neu angemeldete Kontakte landen im Inaktiv-Segment, weil sie noch keine Gelegenheit zum Klicken hatten. Schließe sie für einen festen Zeitraum aus.
• Käufer im Shop werden entfernt, weil sie im Newsletter nie klicken. Verknüpfe deshalb E-Mail-Daten mit Kaufdaten.
• Die Bereinigung erfolgt einmal und dann nie wieder. Plane sie als festen Termin, zum Beispiel pro Quartal.

Eine kleinere, aktive Liste ist für Zustellbarkeit und Auswertung meist wertvoller als eine große Liste mit vielen stillen Kontakten.