Wie sieht der Aufbau einer E-Mail aus? Die E-Mails sind in zwei Teile aufgeteilt. Auf der einen Seite haben wir den Header mit der Kopfzeile. Der zweite Teile ist der Body. Dieser enthält den eigentlichen Inhalt der Nachricht. Innerhalb des Bodys gibt es noch weitere Untergliederungen. Wir schauen uns hier einmal den klassischen Aufbau einer typischen E-Mail an. Diese sind die Mails welche wir zur persönlichen Kommunikation nutzen.
Wie sieht der Aufbau einer E-Mail aus?
Header: Dieser ist die Kopfzeile einer E-Mail. Der Header enthält eine Menge Informationen über den Absender, Empfänger, Erstellungsdatum sowie die inhaltliche Formatierung. Viele Informationen werden vom Empfänger nicht benötigt und erschweren die Übersichtlichkeit der Mail. E-Mail Programme haben daher die Möglichkeit nur die Grunddaten wie Absender, Empfänger und das Datum einzublenden. Sofern es benötigt wird, können alle Informationen aus dem Header wieder sichtbar gemacht werden.
Body: Dieser ist durch eine Leerzeile vom Header getrennt. In diesem findet man die übertragenden Informationen in einem oder mehreren Teilen.
Es gibt bestimmte Vorgaben für E-Mail, z.B. das diese nur Zeichen des 7-Bit-ASCII-Zeichensatzes enthalten. Für andere Zeichen wie Umlaute oder die Übertragung von Bildern muss das Format im Header deklariert und die Daten entsprechend kodiert werden. Die aktuellen E-Mail Programme kodieren solche Text- und Dateianhänge automatisch.
Aus welchen Bestandteilen besteht eine E-Mail?
Eine Nachricht kann aus verschiedenen Bestandteile wie Klartext, formatierter Text (HTML) oder einem Bild sowie Dateianhängen bestehen. Als Alternative können verschiedene Formate gesendet werden. Der letzte Teil eine Mail sind die Signatur und der Footer.
Signatur: Die Signatur ist optional und als eine Unterschrift zu verstehen und Teil des Bodys. Diese enthält Informationen zum Absender wie beispielsweise den Namen, die Kontaktdaten und die Jobposition. Zur Verifizierung kann dies auch eine digitale Signatur sein. Diese gilt teilweise auch eine rechtsgültige Signatur anstelle einer manuellen Unterschrift.
Eine Zeit lang wurden auch häufig eine sogenannte vCard als eine Art digitale Visitenkarte angehängt. Diese Option wird aber immer weniger genutzt. Es gelten für geschäftliche E-Mails bestimmte Voraussetzungen für die Signatur. Welche Möglichkeiten du mit Signaturen hast zeige ich dir in einem späteren Kurs.
Mailfooter: Dies ist der Text unter einer E-Mail. Diese wird bei privaten Maildiensten meist für Werbung genutzt. Ansonsten können hier auch noch zusätzliche Hinweise integriert werden.
Attachments: Dies bezeichnet einen Dateianhang oder auch Anlage genannt. Technisch gesehen gehören die Anhänge zum Body. Wie bei den Newslettern sollte man bei Dateianhängen vorsichtig sein. Denn diese könnten Viren enthalten und viele Empfänger sind mittlerweile sensibilisiert und öffnen diese nicht. Die Größe der Anhänge ist eigentlich nicht begrenzt. Jedoch haben alle E-Mail Provider eine eigene Begrenzung für eine einzelne Mail. Beachte dass der Anhang häufig um ein Drittel größer als die Ursprungsdatei auf deinem Rechner ist.
HTML Formatierung: Eine Mail kann in HTML formatiert sein, z.B. um bestimmte Schriftzeichen zu verwenden. Anfangs war die Formatierung nicht wirklich für die Nutzung in E-Mails gedacht. Allerdings warf diese regelmäßig Darstellungsprobleme bei den E-Mail-Programmen auf. HTML Formatierungen können aber auch ein Sicherheitsrisiko darstellen. Daher werden häufig durch den Nutzer oder dem E-Mail Programm der Download der Bilder unterbunden und muss aktiv erfolgen.
Dadurch wird die Darstellung und Formatierung nicht komplett dargestellt. Daher solltest du als Alternative auch immer eine Textvariante deiner E-Mail versenden. Diese Funktionen haben die meisten E-Mail Tools als Funktion.
Artikelempfehlung
Erfahre wie du einen Verteiler für deinen Newsletter aufbaust
