Unternehmensmemo auf einer Seite

Unternehmensmemo

Diese Methode des einseitigen Unternehmensmemo wurde von Procter and Gamble (P&G) entwickelt. Das Unternehmen verfügt über ein großes Portfolio bekannter Kosmetik- und Hygieneartikel. Aber wieso Memos? Diese langweiligen Abhandlungen, die niemand liest? Die einseitigen Unternehmensmemos können viele Unternehmensbereiche verbessern und vereinfachen.

Ein Kundenbetreuer, der eng mit P&G zusammenarbeitete, sagte über die Bedeutung des Memos im Unternehmen:

“P&G scheint herausgefunden zu haben, dass, wenn man Informationen auf bestimmte Weise strukturiert, die Leute sie leicht verstehen werden, gute Ideen entstehen werden und schlechte Ideen aufgedeckt werden. Ich glaube wirklich, dass es das ist, was sie so erfolgreich gemacht hat. Sie machen weniger Fehler, weil sie Fehler finden, bevor sie passieren.”

Empfehlenswert ist auch das Buch Winning With the P&G 99 von Charlie Decker. Das Unternehmensmemo wird zu einem Werkzeug zur Wissenskodierung, einer Möglichkeit, Ideen, Argumente und Empfehlungen in einer Sprache und einem Stil darzustellen, den jeder bei P&G versteht.

In den meisten Unternehmen hängt die Qualität der Kommunikation vom Autor ab. Jede Abteilung, jeder Einzelne spricht und schreibt in seiner eigenen Sprache. Bei P&G ist die Sprache und der Stil überall gleich.

Aufbau einseitiger Memo

1. Die Idee

Was schlägst du vor? Dies ist typischerweise ein Satz.

2. Hintergrund

Welche Bedingungen sind entstanden, die Sie zu dieser Empfehlung geführt haben? Füge nur Informationen hinzu, auf die sich alle einigen können – das ist die Grundlage für die Diskussion, also muss sie unbestritten sein.

3. Wie es funktioniert

Die Details. Zusätzlich zu Wie, Was, Was, Wer, Wann, Wo.

4. Hauptvorteile

Das ist das “Warum?” In der Regel ergeben sich drei Vorteile: Die empfohlene Maßnahme ist eine bereits bewährte Strategie (z.B. im Testmarkt oder in einer anderen Geschäftseinheit) und wird profitabel sein. Man kann sich diese drei im Sinne des alten Total Quality Mantra “Richtige Dinge richtig machen” vorstellen. Das erste (zur Strategie) bedeutet, dass Du das Richtige tust. Die zweite und dritte bedeuten, dass Du die Dinge richtig machst, weil diese effektiv (erwiesenermaßen funktionieren) und effizient (profitabel) sind.

5. Nächste Schritte

Wer muss was und bis wann tun, damit das passiert?

Auf wen geht das einseitige Unternehmensmemo zurück?

Tom Peters (In Search of Excellence) erzählt , dass die einseitige Memo-Tradition auf Richard Deupree, den ehemaligen Präsidenten, zurückgeht:

…. Deupree mochte kein Memorandum, das mehr als eine maschinengeschriebene Seite lang war. Er gab oft ein langes Memo mit einer einstweiligen Verfügung zurück: “Fassen Sie es auf etwas zusammen, das ich begreifen kann.” Wenn das Memo eine komplexe Situation betraf, fügte er manchmal hinzu: “Ich verstehe komplizierte Probleme nicht. Ich verstehe nur einfache.” Als ein Interviewer ihn einmal danach fragte, erklärte er: “Ein Teil meiner Arbeit besteht darin, Leute auszubilden, die eine komplizierte Frage in eine Reihe einfacher Dinge unterteilen. Dann können wir alle intelligent handeln.”

Im Unternehmen kann das Format für Firmenmeetings sowie auch intern in den einzelnen Abteilungen genutzt werden. Rückblickend ist es leicht zu erkennen, dass P&G das Schreiben von Memos zu einem kritischen Wissensmanagementprozess sowie zu einem Entscheidungsprozess gemacht hat.
Der Prozess selbst hat einen Rahmen für kritisches Denken, für Entscheidungen und letztlich für strategische Vorteile geschaffen.

“A word of advice to anyone writing an initial pitch document or for that matter any written communication. Anything longer than a ‘one pager’ is way too long. Simplicity wins every time.” (Richard Branson)

Grafik: CC0 Creative Commons pixabay Free-Photos