Zustellbarkeit deiner Mails verbessern

Ein vielfach vernachlässigter Bereich neben der Betreffzeile ist die Zustellbarkeit der einzelnen Mailings. Bevor eine E-Mail überhaupt geöffnet werden kann, muss diese erst einmal den Empfänger erreichen. Umso mehr E-Mails du versendest, desto höher das Risiko als Spam eingestuft zu werden. Der Spam Filter der E-Mail Provider ist der externen Faktor, welcher über die Zustellung entscheidet. Intern sind es Faktoren wie beispielsweise eine gültige Domainverifizierung.

Viele Faktoren für die Zustellbarkeit sind beeinflussbar und daher optimiert werden. Bitte sprch vorab mit deinem Kontakt von deinem E-Mail Tool, sofern vorhanden. Bei vielen E-Mail Tools sind einige oder alle Funktionen integriert. Die Zustellbarkeit sollte eine deiner Kennzahlen sein, welche du analysierst.

Sender Policy Framework (SPF): Das E-Mail Tool muss für die Domain als autorisierter Versender im Domain Name System eingetragen sein. Dadurch wird die Validität des Absenders für den Spam-Filter signalisiert. Die steigert die Zustellbarkeit der E-Mail. Der Eintrag muss im den DNS Einstellungen deiner Domain vorgenommen werden. Wende dich sonst an deinen technischen Support (IT) oder den E-Mail Tool Anbieter. Diese haben meist eine Anleitung zu der entsprechenden Eintragung.

Domainkeys Indentified Mail (DKIM): Für die E-Mail ist dies eine digitale Signatur. Es ist eine Verifizierung als originale Nachricht einer Domain. Dadurch erkennen Spam-Filter dass es sich um keine sogenannte Phishing E-Mail handelt. Auch diese Maßnahme erhöht die Zustellbarkeit. Dieser Eintrag wird ebenfalls in den DNS Einstellungen deiner Domain vorgenommen. Wende dich sonst an deinen technischen Support (IT) oder den E-Mail Tool Anbieter. Diese haben meist eine Anleitung zu der entsprechenden Eintragung.

Tool Tipp: Beim Supertool der MX Toolbox kannst du prüfen ob du die Einträge vorgenommen hast:

Zusätzliche Subdomain für den Versand: Mithilfe einer Subdomain (IP für den Versand) kannst du den E-Mail Versand besser analysieren. Im besten Fall erhält die Subdomain die gleiche Reputation wie die Hauptmail. Somit wird die Zustellung der Transaktionsmails (wichtigsten E-Mails) aus dem Shopsystem oder die E-Mails deiner Mitarbeiter weiterhin gewährleistet. Dies kann ansonsten schnell passieren bei einem hohen Versandvolumen von Newslettern oder E-Mail Kampagnen mit werblichen Inhalten durch Newsletter Abuse Reports.

Überprüfung des Sender Score sowie die Reputation der IP-Adresse: Für die Analyse stehen viele, auch häufig kostenlose, Tools zur Verfügung. Mit der ständigen Überprüfung realisierst du schnell Veränderungen und kannst Gegenmaßnahmen einleiten.

Ein Sender Score über 90: Die Mailadresse besitzt eine sehr gute Absender Reputation. Optimierungen sind nicht nötig.

Bei einem Sender Score über 80 bis 90: Die Adresse verfügt über eine mittlere Absender-Reptutation. Überprüfe die E-Mail Marketing-Praktiken (siehe Checkliste). Es können Probleme mit der Zustellbarkeit drohen.

Der Senderscore ist kleiner als 70: Die Adresse hat eine nicht so gute Absender Reputation. Du solltest zwingend deine E-Mail Marketing-Praktiken (Checkliste) überprüfen. Es drohen Probleme mit der Zustellbarkeit oder es gibt bereits welche.

Aber wie kannst du deinen Sender Score von Return Path überprüfen? Das ist ganz einfach.

Durch den Sender Score erfährst du ob von deiner Domain in den letzten 30 Tagen gute Mails oder Spam Mails versendet wurden.

Rufe folgende Webseite auf https://www.senderscore.org/
Registriere dich kostenfrei und erstelle ein Konto
Klicke auf die an deine hinterlegte E-Mail Adresse versendete E-Mail um das Konto zu aktivieren.
Nach der Anmeldung wirst du auf die Seite zur Anmeldung weitergeleitet. Du kannst hier einen Domainnamen (gerade für Einsteiger empfohlen) oder wenn bekannt die IP Adresse. Nach der Eingabe siehst du die dazugehörigen IPs, die Mail Adressen und den Sender Score.

Datenbankpflege für die Sender Reputation: Nicht zustellbare Mails (Soft oder Hard Bounces) sowie Abmeldungen und Spam Meldungen der Empfänger verschlechtern die Sender Reputation. Blacklist Einträge sollen nicht mehr beschickt werden. Zusätzlich kannst du inaktive Abonnenten nach einer bestimmten Zeit aus dem Verteiler nehmen. Das Versenden an Segmente mit einer hohen Reaktionsquote wie Öffnungs- und Klickraten steigert die Mail Reputation. Vorsehen solltest du dich vor Spam Fallen (Spam Traps). Einige E-Mail Anbieter diese getarnten E-Mail-Adressen um die Qualität eines E-Mail-Senders festzustellen. Beim Versand an diese Mailadresse wirst du als Versender bei den E-Mail Anbietern gesperrt. Eine sehr gute Erklärung zu Spam-Traps und die Möglichkeit einzelne E-Mail Adressen abzufragen findest du hier: https://www.acoonia.com/spam-traps/#

Certified Sender Alliance (CSA): Dies ist ein Positivlistenprojekt des Deutschen Dialogmarketing Verband DDV und des eco, Verband der deutschen Internetwirtschaft e.V. Dank der Anti-Spam Richtlinien und Vorgaben für den Versand wird sicher gestellt dass seriöse Mail Versender bei E-Mail Anbietern wie GMX oder Yahoo nicht als Spam geblockt werden. Die meisten Newsletter-Software-Anbieter gehören der CSA an.

Eine Liste der mehrfach gerügten Softwareanbieter findest du hier: https://de.certified-senders.eu/teilnehmer/

Viele nützliche Informationen zur Sender Reputationen findest du hier: https://certified-senders.org/de/dokumente/

DKIM: Dies ist ein offenes E-Mail-Authentifizierungsprotokoll, das den E-Mail-Kanal auf Domänenebene schützt. Es geht um das Erkennen und Verhindern von Spoofing-Techniken, die bei Phishing und anderen E-Mail-basierten Angriffen eingesetzt werden. DKIM baut auf den Standards von SPF und DKIM auf. Die Technologie stellt sicher dass der Header (From) der Domäne vertrauenswürdig ist. Als Besitzer der Domäne kannst du einen DMARC-Eintrag im Domain Name System (DNS) veröffentlichen. Zusätzlich wird eine Richtlinie erstellt, welche den Umgang mit der E-Mail bei einer fehlgeschlagenen Authentifizierung definiert.

Hier siehst du einmal wie die externe Domain Verifizierung funktioniert: https://www.dmarcanalyzer.com/de/wie-funktioniert-externe-domain-verifizierung/

In der Regel gibt es aber bei deinem E-Mail Tool eine Anleitung bzw. Dokumentation hierzu.

Checkliste: Für eine gute Sender Reputationen solltest du drei Ebenen beachten

Technische Einrichtung
Datenqualität
E-Mail Inhalt

Technische Einrichtung

Verifizierung der Domain (SPF, DIKM und DMARC)
Verbinden der Absenderadresse mit der Webseite
Keine kostenlose Mail Adresse als Absender (gmail.com oder web.de)
Nutze keine No-reply E-Mail Adresse auch aus Kundenservice Sicht
Verwende evtl. eine dedizierte IP-Adresse

Datenqualität

Keine Kauf-/Mietadressen von Dritten für den Versand verwenden
Verwende das Double Opt-In (DOI) Verfahren
Lösche inaktive Empfänger
Entferne Hard Bounces und überlege dir eine Soft Bounce Strategie (wird später erklärt)

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