OKR hilft dir bei der Formulierung der Unternehmensziele

OKR

Häufig wird auf Basis eines Jahres geplant und die Ziele im Laufe der Zeit aus den Augen verloren. Diese Zielvorgaben sind starr, aufwendig, kosten extrem viel Zeit und lenken Geld in die falschen Kanäle. OKR ist ein flexibles Rahmenwerk für Teams und Organisationen, um gemeinsam an der Umsetzung von Zielen zu arbeiten. Dieses Framwork hilft dir bei der Gestaltung der digitalen Transformation.

Wer hat OKR erfunden?

Den Grundstein legte Peter Drucker mit seinem Management by Objectives (MBOs). Mitgründer Andy Grove führte OKR erstmal in den 1970er Jahren bei Intel ein.

There are so many people working so hard and achieving so little.
Andy Grove

John Doerr, ein ehemaliger Intel Mitarbeiter brachte die Methode zum Venture Capitalist Kleiner Perkins. Diese waren an Google beteiligt und so fand das Framework seinen Weg zum Suchmaschinengiganten. Mittlerweile nutzen neben Google u.a. Linkedin, Netflix, Spotify, Airbnb und Intel diese Methode.

Was ist OKR?

Es ist eine agile und praktikable Planungs- und Führungsmethode in Unternehmen. OKR steht für Objectives and Key Results. Die Methode basiert auf qualitativen Zielen (Objectives), die allen im Team zeigen, in welche Richtung es gehen soll. Und auf messbaren Kennzahlen (Key Results), die sichtbar machen, ob man auf diesem Weg vorankommt. Die OKRs können vom gesamten Unternehmen eingesehen werden), weil ihnen auch eine Transparenzfunktion zukommt. Hierzu benötigt es eine Liste, in die alle OKR des Unternehmens niedergeschrieben und stetig aktualisiert werden

Es verknüpft die einzelnen Aufgaben von Teams und Mitarbeitern mit der Strategie, Plänen und Vision des Unternehmens.

Die zentrale Idee: Ein Unternehmen, aber auch Abteilungen und die einzelnen Mitarbeiter nehmen sich für jedes Quartal maximal fünf Ziele vor – mit jeweils nicht mehr als vier Kernergebnissen.

In jedem Fall muss das Tagesgeschäft als einer der größten Aufgabenblöcke in den individuellen Zielen Beachtung finden. Die Herausforderung liegt also darin die entsprechenden Erfolgstreiber zu identifizieren, die es positiv zu beeinflussen gilt, um das Tagesgeschäft weiter voran zu bringen und gleichzeitig zu verbessern.

Was sind die Vorteile?

  1. Strategie in kleinere Ziele runterzubrechen, um diese besser umsetzen zu können.
  2. Mehr Fokus, indem quartalsweise immer neue Ziele formuliert und festlegt werden.
  3. Mehr Transparenz für Mitarbeiter, damit sie an den richtigen Dingen arbeiten und besser miteinander kommunizieren können
  4. Die Mitarbeiter motivieren, ein gemeinsames Ziel und auch eigene Ziele zu erreichen.
  5. OKR ist einfach zu verstehen und lässt sich ohne komplizierte technische Infrastruktur implementieren.

Ablauf und Bestandteile

Ähnlich wie bei Scrum besteht der Ablauf aus Plan, Do, Check, Adjust. Ein OKR Zyklus beträgt 3 – 4 Monate.

OKR Planning (4 Stunden pro Team)

Alle Teams planen anfangs gemeinsam ihre OKR. Danach informieren sich alle Teams  über die geplanten Ziele, um Abhängigkeiten zu identifizieren und Zielkonflikte zu vermeiden. Sollten nicht alle Teams zur gleichen Zeit dazu anwesend sein, dann gibt es noch die „Drifting Phase“ (max. 5 Tage nach Erstellung), um sich gegenseitig Feedback zu geben.

OKR Weekly (30 – 60 Minuen)

Wöchentlich tauscht sich das Team über den aktuellen Stand und mögliche Hindernisse aus. Ziel ist die gegenseitige Synchronisation sowie möglichen Eskalation von Hindernissen.

OKR Review (2 – 4 Stunden)

Zum Abschluss präsentieren die Teams gegenseitig ihre Ergebnisse und die Zielerreichung. Sollte dies nicht möglich sein, können die einzelnen Reviews auch aufgezeichnet werden.

OKR Retrospektive (2 – 4 Stunden)

Abschließend werden die Ergebnisse und Erkenntnisse reflektiert, um die Anwendung und den Prozess weiter zu verbessern. Das Ziel der Retrospektive ist es, die Erfahrungen mit dem OKR Prozess aus dem abgelaufenen Zyklus zu sammeln und Verbesserungspotentiale zu identifizieren.

Einmal innerhalb des Teams, sowie evtl. auch der teamübergreifende Austausch um die Unterstützung und Zusammenarbeit zu verbessern. Ist der erste OKR Zyklus abgeschlossen, geht es nahtlos mit dem Planning für den anschließenden Zyklus weiter.

Alle OKRs mit einem geringeren Zielerreichungsgrad als 70% müssen sich der Diskussion stellen, was die Gründe für die schlechte Performance waren. Anschließend muss bewertet werden, ob die noch offenen Ziele entsprechend weiterverfolgt werden sollen oder nicht.

Was ist der OKR Coach?

Der OKR Coach hat die zentrale Aufgabe OKR Teams und das Unternehmen in der Arbeit mit der OKR Methode zu unterstützen. Er ist Moderator und “Owner” des OKR Prozesses, jedoch nicht verantwortlich für den Inhalt.

  • Unterstützt Teams in der Formulierung von OKR
  • Moderiert und begleitet OKR Events und Meetings
  • Koordination der einzelnen Team Events
  • Hilfestellungen bei Fragen rund um das Thema OKR
  • Unterstützt das Management in der Formulierung von Vision und mittelfristigen Zielen

Merkmale der Methode

Wichtig ist, dass maximal fünf Ziele (Objectives) mit jeweils vier Meilensteinen (Key Results) formuliert werden. Dadurch bist du gezwungen, dich auf die wesentlichen Ziele zu fokussieren. Die Key Results sind die Erfolgstreiber des Objectives. Bei Erreichung der Key Result wird automatisch auch das Objective erreicht. Zusätzlich erlauben die Key Results wie nahe du dem Ziel bereits gekommen bist.

Bei der OKR Methode kommen 40% der Ziele von „oben“ (Top-Down) und 60% der Ziele aus der Belegschaft (Buttom-Up). So werden die Ziele von jeder Ebene auf eine darunterlegende Ebene herunter gebrochen. Somit ist das Zielsystem stets pyramidal aufgebaut. Die jeweiligen Abteilungen und deren Mitarbeiter haben eigene OKRs, die auf die Key Results der übergeordneten Ebene einzahlen.

Die OKR Formel von John Doerr stellt eine Hilfe zur Formulierung von guten und klaren OKR dar: We will [Objective] as measured by [set of Key Results].

Mit diesem Satz hast du eine einfache Hilfestellung, wie stimmig die Formulierung deiner OKR ist. Du wirst beim Schreiben oder spätestens beim Vorlesen merken, wenn z.B. das Objective zu unspezifisch ist oder die Key Results nicht geeignet sind, um die Erreichung des Objectives zu bewerten.

Zielhierarchie im Unternehmen

Unabhängig von der Größe einer Organisation gibt es Ziele mit einer unterschiedlichen zeitlichen Perspektive, die für die Arbeit mit OKR von zentraler Bedeutung sind. Das langfristig angelegte Leitbild, die Unternehmensvision und -mission, bildet dabei den Rahmen, die kurzfristig angelegten sogenannten Moals den roten Faden. Beide werden noch von der Unternehmensspitze vorgegeben, um den Mitarbeitern eine Orientierung zur eigenen Zielfindung zu geben.

Leitbild (Gültigkeit: ca. 3-5 Jahre)

Vision und Mission des Unternehmens werden im Leitbild dargestellt, um ein Rahmenwerk für die Formulierung der Moals und OKRs zu bilden. Mission und Vision bleiben aber in der Regel unerreichbar. Sie gleichen einer Idealvorstellung, der es so nahe wie möglich zu kommen gilt.

Für die OKR Methode ist nur entscheidend, dass es eine Aussage darüber gibt, wohin sich das Unternehmen langfristig entwickeln möchte. Je stärker und klarer diese Aussage ist, desto stabiler das Zielsystem und desto wirksamer die Arbeit mit OKR. Für die Formulierung langfristiger Ziele ist die Unternehmensleitung verantwortlich.

Mittelfristige Ziele / Moals (12-18 Monate)

Sie leiten sich von dem Leitbild des Unternehmens ab, brechen dieses aber in kurzfristigere Ziele herunter, die die Vision und Mission greifbarer machen. Die Moals geben eine Orientierung, welche mittelfristigen Ziele in nächster Zeit für das Unternehmen wichtig sind, um sich langfristig der Mission und Vision anzunähern.

Prinzipiell ist die Ausarbeitung mittelfristiger strategischer Ziele Aufgabe des Managements. An der Zielerreichung arbeiten dann je nach Struktur die gesamte Organisation oder unterschiedliche Unternehmensbereiche.

Objectives (Ziel)

Die Ziele müssen eindeutig definiert sein. Objectives sind nicht als reine Überschriften zu verstehen sondern als konkrete Beschreibung eines zu erreichenden Zustandes. Je konkreter, desto besser. Ziele sollten nicht mit einzelnen Aufgaben verwechselt werden.

  • Qualitativ
  • Was?
  • Richtungsweisend
  • Einfach und verständlich
  • Inspirierend, motivierend und fordern zur Handlung auf
  • Positiv formuliert (“Hin zu”)
  • SelbsterklärendDie Ziele sollten hoch gesteckt sein. Ab 70 Prozent Zielerreichung gelten OKRs als erfüllt. Somit ist immer Luft nach oben. Dies sorgt für Ansporn zum Übererfüllen und schafft Raum für aufkommende Möglichkeiten.  Werden Ziele ständig zu 100% erreicht sind sie nicht ambitioniert genug gestellt. Liegt die Zielerreichung im unteren Bereich sollten sie als Hilfestellung für die Formulierung der nächsten OKRs heran gezogen werden.

Key Results (Meilensteine)

Die Key Results sollen die anvisierten Schlüsselresultate in messbare Zahlen fassen. Dabei sollte jedes Objective drei bis fünf Kennzahlen haben, die gemeinsam im Team erarbeitet werden.

  • Quantitativ
  • Wie?
  • Messlatte, um das Ziel zu erreichen.
  • “No number, no key results”
  • Eindeutig messbar
  • Abschließend bewertbar
  • Lassen sich mit einer Prozentzahl in Bezug auf ihren Erreichungsgrad bewerten

Viele Ziele sind heute Finanzkennzahlen, die Mitarbeiter nicht motivieren und vor allem keinen Kundenwert schaffen.
Johannes Müller, Workpath

Tracking – Confidence Level

Das Confidence Level ist eine subjektive Einschätzung des OKR Teams, wie sehr diese an die Erreichung der Key Results glauben. Wie ambitioniert Du Ziele formulierst, sollte zu deiner Unternehmenskultur passen.

  • On track (70% – 100%)
    Du hast Vertrauen, dass Du die OKR mit einer hohen Zielerfüllung erreichen wirst.
  • Off track (50% – <70%)
    Es gibt Risiken und Hindernisse, aber Du bist zuversichtlich, dass Du den OKR wenn auch ggf. mit einer geringeren Zielerfüllung noch erreichen wirst.
  • At risk (<50%)
    Du hast das Vertrauen verloren den OKR zu erreichen bzw. siehst deutliche “Abschläge” bei der Zielerfüllung. Rot heißt, „wir müssen lernen“.

OKR Beispiele

Ziele zu formulieren ist eine der schwersten Übungen im gesamten Prozess. Es lässt sich ja fast alles in einem Unternehmen optimieren, verbessern, oder definieren. Daher ist das Wichtigste, dass das Ziel einen zu erreichenden Zustand beschreibt und nicht bloß als Überschrift für ein Thema dient mit dem man sich beschäftigen will.

Beispiel: Kunden können an allen U-Bahn-Stationen jederzeit einen Roller nutzen (Objectives = Ziel)

  • Zahl der einsatzbereiten Roller auf durchschnittlich 1200 pro Tag steigern
  • Vorhersagewahrscheinlichkeit der Bewegungsprofile um 25 Prozentpunkte verbessern
  • Reichweite der Roller um 7 Kilometer pro Akkuladung steigern
  • Verringerung der Wartungszeiten je Roller von 90 auf 35 Minuten

Beispiel: Online ist der bevorzugte Support-Channel für unseren Kunden (Objectives = Ziel)

80% der Kundenanfragen erreichen uns über
unser Online Ticket System.
1.000 aktive Nutzer unserer mobilen Support App.
90% aller Online Tickets werden in 72 Stunden
gelöst.
90% Kundenzufriedenheit auf Basis der automatisch versendeten Umfrage im Anschluss an das Lösen des Tickets.

Weitere Infos zu OKR

Doerr hat ein Buch über OKR geschrieben mit dem Titel „Measure What Matters

Podcast: OKR – Das Betriebssystem agiler Unternehmen

Blog: Murakamy zum Thema OKR

Grafik: CC0 Creative Commons pixabay Free-Photos